Polityka prywatności NOAGAMI P.S.A.

POLITYKA PRYWATNOŚCI NOAGAMI P.S.A.

Wersja: NOAGAMI-PRIV-PL-v1.0

Data wersji: 2026-07-06

Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez NOAGAMI PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA w związku z korzystaniem ze stron internetowych, landing page’y, formularzy, materiałów edukacyjnych, webinarów, społeczności, kalendarzy, rozmów online, rozmów telefonicznych, Voice AI, Chat AI, Conversation AI, ofert, usług doradczych, usług wdrożeniowych, działań marketingowych i sprzedażowych oraz innych usług świadczonych przez NOAGAMI PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA.

Administratorem danych osobowych jest NOAGAMI PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą przy ul. Wyzwolenia 8A/16, 19-100 Mońki, KRS 0001232929, NIP 5461403187, REGON 544396927, dalej: „NOAGAMI P.S.A.” albo „Administrator”.

Kontakt z Administratorem:

e-mail: [email protected]

adres korespondencyjny: ul. Wyzwolenia 8A/16, 19-100 Mońki

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem: [email protected].

Zakres danych

W zależności od sposobu kontaktu, zakresu współpracy i używanych narzędzi Administrator może przetwarzać w szczególności:

- imię i nazwisko,

- adres e-mail,

- numer telefonu,

- nazwę firmy,

- stanowisko, rolę lub dział,

- adres strony internetowej,

- dane podane w formularzach, ankietach, testach, briefach i wiadomościach,

- odpowiedzi udzielone podczas rozmów telefonicznych, online lub z użyciem narzędzi AI,

- dane dotyczące zainteresowania usługami, etapem procesu zakupowego, umówionymi spotkaniami i historią komunikacji,

- dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, źródło wejścia, identyfikatory kampanii, kliknięcia i aktywność na stronie,

- dane zawarte w notatkach, nagraniach i transkrypcjach spotkań lub rozmów, jeżeli nagranie albo transkrypcja były stosowane zgodnie z prawem i z odpowiednim poinformowaniem użytkownika,

- dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń.

Źródła danych

Co do zasady dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności poprzez formularze, wiadomości e-mail, rezerwacje spotkań, kontakt telefoniczny, komunikatory, social media, rozmowy z użyciem narzędzi AI, cookies oraz narzędzia analityczne uruchomione zgodnie z wyrażonymi preferencjami użytkownika.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa formularza, kontaktu i zapytania

Dane są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie, przekazania materiału, obsługi formularza, rezerwacji spotkania, kwalifikacji zgłoszenia lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy,

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze kontaktu i organizacji procesu sprzedażowego.

2. Marketing bezpośredni własnych usług NOAGAMI P.S.A.

Dane mogą być przetwarzane w celu przedstawiania informacji o własnych usługach Administratora, w tym usługach wdrożeniowych, doradczych, konsultacyjnych, szkoleniowych, automatyzacyjnych, CRM/AI, OMS360 oraz materiałach edukacyjnych.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług,

z zastrzeżeniem, że użycie określonych kanałów komunikacji wymaga także uprzedniej zgody zgodnie z przepisami prawa komunikacji elektronicznej.

3. Wysyłka informacji handlowych i komunikacji marketingowej per kanał

Dane są przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych, komunikatów marketingowych, follow-upów, zaproszeń, przypomnień, propozycji spotkań, ofert i materiałów edukacyjnych wybranym kanałem, na który użytkownik wyraził zgodę.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda,

albo – po odrębnej analizie zgodności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie własnego marketingu bezpośredniego,

przy czym inicjowanie takiej komunikacji kanałami elektronicznymi lub telefonicznymi odbywa się wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody kanałowej zgodnie z obowiązującym prawem komunikacji elektronicznej.

4. Komunikacja i obsługa z wykorzystaniem AI

Dane mogą być przetwarzane z wykorzystaniem narzędzi AI, Voice AI, Chat AI, Conversation AI, automatycznej transkrypcji, automatycznej analizy odpowiedzi, tworzenia podsumowań, segmentacji i personalizacji komunikacji w celu obsługi zgłoszenia, kwalifikacji leadu, diagnozy potrzeb, przygotowania rekomendacji, follow-upu i dopasowania oferty.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli Administrator prowadzi dany proces w modelu zgody,

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy działania są niezbędne przed zawarciem umowy,

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na usprawnieniu obsługi sprzedażowej i marketingowej,

z zastrzeżeniem, że jeśli komunikacja odbywa się w kanale wymagającym zgody kanałowej, taka zgoda jest wymagana niezależnie od zastosowania AI.

5. Profilowanie i personalizacja

Dane mogą być analizowane w celu dopasowania treści, materiałów, ofert, rekomendacji i ścieżek komunikacji, a także do oceny zainteresowania usługami, etapu zakupowego i segmentacji kontaktów.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli Administrator stosuje model odrębnej zgody na profilowanie marketingowe,

albo

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług i optymalizacji komunikacji,

przy czym w zakresie marketingu bezpośredniego osobie przysługuje prawo sprzeciwu w każdym czasie.

6. Analityka, statystyka i ulepszanie strony

Dane mogą być przetwarzane w celu tworzenia statystyk, rozwijania serwisu, badania skuteczności formularzy i kampanii, analizy źródeł ruchu i zachowań użytkowników.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie analityki opartej na cookies wymagających zgody,

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałym zakresie technicznego rozwoju i bezpieczeństwa serwisu.

7. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu przygotowania oferty, zawarcia umowy, realizacji usługi, rozliczeń, obsługi płatności, wystawiania dokumentów księgowych i bieżącej obsługi współpracy.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe.

8. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Dobrowolność danych i zgód

Podanie danych osobowych w formularzu jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

- udzielenia odpowiedzi,

- przesłania materiału,

- umówienia spotkania,

- przygotowania oferty,

- zawarcia albo wykonania umowy.

Brak podania danych niezbędnych do danego procesu może spowodować brak możliwości jego realizacji.

Zgody marketingowe, zgody kanałowe oraz zgoda na wykorzystanie AI są dobrowolne.

Niewyrażenie zgody na dany kanał nie wywołuje negatywnych skutków poza tym, że NOAGAMI P.S.A. nie będzie inicjować kontaktu marketingowego, sprzedażowego, informacyjnego lub follow-upowego w tym kanale.

Jeżeli użytkownik nie wyrazi żadnej zgody kanałowej, Administrator może nie mieć możliwości prowadzenia z nim kontaktu z własnej inicjatywy w procesach marketingowych lub sprzedażowych.

Jeżeli użytkownik nie wyrazi zgody na procesy AI, Administrator nie będzie prowadził wobec niego komunikacji ani analizy w procesach opartych na AI, Voice AI, Chat AI, Conversation AI albo automatycznej personalizacji. W praktyce może to ograniczyć albo uniemożliwić część follow-upu lub kwalifikacji prowadzonej przez Administratora z wykorzystaniem takich rozwiązań. Nie wpływa to na możliwość kontaktu innym kanałem, jeżeli taki kanał jest dostępny i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Wycofanie zgody i prawo sprzeciwu

Każda zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania i komunikacji dokonanych przed jej wycofaniem.

Zgodę można wycofać w szczególności przez:

- kliknięcie linku rezygnacji lub unsubscribe w wiadomości e-mail,

- wysłanie wiadomości „STOP”, „WYPISZ” albo równoważnej w SMS, MMS, WhatsApp lub innym kanale, jeżeli kanał technicznie na to pozwala,

- odpowiedź w danym kanale z jednoznacznym żądaniem zaprzestania kontaktu,

- skorzystanie z funkcji rezygnacji lub ustawień prywatności udostępnionych przez platformę social media lub komunikator,

- wiadomość e-mail na adres [email protected],

- poinformowanie konsultanta podczas rozmowy telefonicznej.

Każda wiadomość marketingowa wysyłana przez Administratora będzie – tam, gdzie technicznie jest to możliwe – zawierała link rezygnacji, komendę STOP/WYPISZ albo inną czytelną instrukcję wycofania zgody.

Niezależnie od wycofania zgody, osobie przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania z nim związanego.

Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator może stosować profilowanie w rozumieniu RODO, w szczególności do segmentacji kontaktów, personalizacji komunikacji, doboru materiałów, oceny zainteresowania usługami i uporządkowania procesu follow-up.

Administrator co do zasady nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że użytkownik zostanie o tym odrębnie poinformowany, zostanie wskazana odpowiednia podstawa prawna oraz zagwarantowane zostaną wymagane przez prawo środki ochrony, w tym możliwość uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności:

- dostawcom hostingu i infrastruktury IT,

- dostawcom CRM, automatyzacji marketingu i sprzedaży,

- dostawcom poczty elektronicznej, telefonii, SMS, komunikatorów i social media,

- dostawcom narzędzi analitycznych, reklamowych i cookies,

- dostawcom narzędzi AI, Voice AI, transkrypcji, analizy i personalizacji,

- dostawcom kalendarzy, webinarów, płatności i narzędzi wideo,

- księgowości, kancelariom prawnym i doradcom,

- osobom współpracującym z Administratorem przy realizacji usług,

- organom publicznym, jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa.

Transfery poza EOG

W związku z korzystaniem z globalnych usług chmurowych, analitycznych, reklamowych, komunikacyjnych i AI, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej albo inne mechanizmy dopuszczone przez RODO.

Okres przechowywania

Administrator stosuje następujące okresy przechowywania, chyba że dłuższy okres jest wymagany przepisami prawa albo potrzebny do obrony roszczeń:

1. Dane z zapytań, formularzy kontaktowych i materiałów leadowych – do 24 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że wcześniej dojdzie do zawarcia umowy albo skutecznego sprzeciwu/wycofania zgody.

2. Dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej – do czasu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu albo przez 24 miesiące od ostatniej aktywności marketingowej użytkownika, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

3. Dowody udzielenia lub odmowy zgody, historia zmian preferencji, logi zdarzeń zgód, wersje checkboxów i polityk, a także informacje o wycofaniu zgody – przez okres 6 lat od wycofania zgody, odmowy zgody lub zakończenia danej relacji marketingowej, w celu wykazania zgodności z prawem i obrony przed roszczeniami.

4. Minimalne dane blokujące ponowny kontakt po wycofaniu zgody lub sprzeciwie, takie jak adres e-mail, numer telefonu, identyfikator kanału i data wycofania/sprzeciwu – przez okres niezbędny do zapewnienia, że Administrator nie wznowi niedozwolonego kontaktu; co do zasady nie dłużej niż 10 lat od ostatniego zdarzenia, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do obrony roszczeń lub trwałego respektowania sprzeciwu.

5. Dane kontraktowe i rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, rachunkowego i cywilnego.

6. Nagrania i transkrypcje rozmów, jeżeli są stosowane – co do zasady do 12 miesięcy od utrwalenia, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do realizacji celu, obrony roszczeń albo wynika z odrębnej podstawy prawnej.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

- prawo dostępu do danych,

- prawo otrzymania kopii danych,

- prawo sprostowania danych,

- prawo usunięcia danych,

- prawo ograniczenia przetwarzania,

- prawo przenoszenia danych,

- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,

- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie,

- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dowód zgody i wersjonowanie