Klauzula Informacyjna RODO NOAGAMI P.S.A.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO NOAGAMI P.S.A. DO FORMULARZY I OPT-IN

Wersja: NOAGAMI-RODO-PL-v1.1
Data wersji: 2026-08-19

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

NOAGAMI PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Wyzwolenia 8A/16
19-100 Mońki
KRS: 0001232929
NIP: 5461403187
REGON: 544396927

dalej: „NOAGAMI P.S.A.” albo „Administrator”.

Kontakt z Administratorem:
e-mail: [email protected]
adres korespondencyjny: ul. Wyzwolenia 8A/16, 19-100 Mońki

1. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane przekazane przez Panią/Pana za pośrednictwem formularza oraz w toku dalszego kontaktu, w szczególności:

imię i nazwisko,

adres e-mail,

numer telefonu,

nazwę firmy,

stanowisko lub rolę zawodową,

NIP, REGON, KRS i inne dane dotyczące przedsiębiorstwa, jeżeli są wymagane w danym formularzu,

adres strony internetowej,

informacje dotyczące prowadzonej działalności,

odpowiedzi udzielone w formularzach, ankietach, testach i podczas rozmów,

informacje dotyczące zainteresowania usługami, potrzeb, problemów i etapu procesu zakupowego,

informacje dotyczące umówionych spotkań,

historię komunikacji,

dane techniczne związane z korzystaniem z formularza lub strony, takie jak adres IP, źródło wejścia, parametry UTM, identyfikator formularza, kampanii lub sesji, w zakresie dopuszczonym przez prawo i ustawienia cookies,

dane zawarte w późniejszej korespondencji, rozmowach, nagraniach lub transkrypcjach, jeżeli takie rozwiązania są stosowane zgodnie z prawem.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO i przetwarza dane wyłącznie w zakresie adekwatnym i niezbędnym do realizacji określonych celów.

2. Cele przetwarzania danych

Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

obsługi formularza i zgłoszenia,

odpowiedzi na pytanie lub prośbę o kontakt,

przesłania zamówionego materiału, raportu, informacji lub innej treści,

umówienia, potwierdzenia, przeprowadzenia lub obsługi spotkania,

ustalenia potrzeb i kwalifikacji zgłoszenia,

przygotowania propozycji współpracy lub oferty,

podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy,

zawarcia i wykonania umowy, jeżeli dojdzie do współpracy,

prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług NOAGAMI P.S.A.,

przesyłania informacji handlowych, materiałów edukacyjnych, ofert, zaproszeń, przypomnień i follow-upów za pomocą wybranych kanałów komunikacji, jeżeli spełnione zostały wymagania dotyczące wykorzystania danego kanału,

prowadzenia komunikacji, analizy, kwalifikacji, przygotowywania podsumowań lub rekomendacji z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji,

segmentacji kontaktów, analizy zainteresowania, profilowania i personalizacji komunikacji lub oferty,

prowadzenia analiz i statystyk oraz mierzenia skuteczności formularzy, stron i procesów marketingowych,

zapewnienia bezpieczeństwa systemów i zapobiegania nadużyciom,

dokumentowania udzielonych i wycofanych zgód oraz zgłoszonych sprzeciwów,

ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

3. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od celu i okoliczności podstawą przetwarzania może być:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy,

art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, którym może być w szczególności obsługa zapytań i kontaktów, organizacja procesu sprzedażowego, marketing bezpośredni własnych usług, analiza zainteresowania usługami, zapewnienie bezpieczeństwa, prowadzenie wewnętrznych analiz oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,

art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Pani/Pana zgoda, jeżeli konkretny proces przetwarzania został oparty na zgodzie.

Samo wykorzystanie systemu sztucznej inteligencji nie stanowi odrębnej podstawy prawnej przetwarzania. Podstawa zależy od celu, w jakim system AI jest wykorzystywany.

4. Marketing i zgody na kanały komunikacji

Przetwarzanie danych do celów marketingu bezpośredniego własnych usług może odbywać się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych na gruncie RODO, wykorzystanie określonych środków komunikacji do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, podlega dodatkowym wymaganiom ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”).

Zgodnie z art. 398 ust. 1 PKE zakazane jest wykorzystywanie automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w szczególności w ramach usług komunikacji interpersonalnej, do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

W związku z tym Administrator respektuje wybory dotyczące poszczególnych kanałów komunikacji, w szczególności:

e-mail,

telefon,

SMS,

komunikatory,

WhatsApp,

wiadomości w mediach społecznościowych,

w zakresie, w jakim dla danego sposobu komunikacji wymagana jest uprzednia zgoda.

Niewyrażenie zgody na określony kanał oznacza, że Administrator nie będzie inicjował w tym kanale komunikacji handlowej lub marketingowej wymagającej takiej zgody.

5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Administrator może wykorzystywać narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, w tym w szczególności Chat AI, Conversation AI, Voice AI, automatyczną transkrypcję, generowanie podsumowań, analizę odpowiedzi, systemy rekomendacyjne oraz narzędzia wspierające kwalifikację kontaktów i przygotowanie komunikacji.

Systemy AI mogą być wykorzystywane między innymi do:

prowadzenia rozmów,

udzielania odpowiedzi,

zbierania informacji przekazywanych przez użytkownika,

transkrypcji rozmów,

przygotowania podsumowania rozmowy lub spotkania,

analizy zgłoszenia i potrzeb,

przygotowania rekomendacji,

klasyfikacji i segmentacji kontaktów,

personalizacji dalszej komunikacji,

wsparcia pracowników Administratora w obsłudze zgłoszenia.

Jeżeli korzysta Pani/Pan z systemu AI przeznaczonego do bezpośredniej interakcji, Administrator zapewnia informację o charakterze takiej interakcji w zakresie wymaganym przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 („AI Act”), w szczególności art. 50 tego rozporządzenia, jeżeli przepis ten ma zastosowanie do konkretnego systemu i roli Administratora.

AI Act stosuje się co do zasady od 2 sierpnia 2026 r., z wyjątkami i terminami szczególnymi wynikającymi z art. 113 tego rozporządzenia.

6. Profilowanie i personalizacja

Administrator może stosować profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, polegające na automatycznej lub częściowo automatycznej analizie informacji dotyczących Pani/Pana aktywności, potrzeb, zainteresowania ofertą lub etapu procesu zakupowego.

Profilowanie może służyć w szczególności:

segmentacji kontaktów,

ocenie zainteresowania usługą,

dopasowaniu treści,

doborowi materiałów,

określeniu kolejności lub rodzaju follow-upu,

przygotowaniu bardziej odpowiedniej oferty,

personalizacji komunikacji.

Podstawą profilowania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dany proces został oparty na zgodzie.

Jeżeli profilowanie jest związane z marketingiem bezpośrednim, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie zgodnie z art. 21 ust. 2 i 3 RODO.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator co do zasady nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Panią/Pana w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.

Systemy AI i automatyzacje mogą wspierać pracowników Administratora w analizie zgłoszeń, ustalaniu priorytetów, segmentacji lub przygotowaniu rekomendacji, ale co do zasady nie prowadzą do podejmowania wyłącznie automatycznych decyzji o skutkach określonych w art. 22 RODO.

Jeżeli taki proces zostanie w przyszłości zastosowany, Administrator przekaże wymagane informacje o zasadach jego działania, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach oraz zapewni środki ochrony wymagane przez art. 22 RODO, w tym w odpowiednich przypadkach możliwość uzyskania interwencji człowieka, przedstawienia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

8. Nagrywanie i transkrypcja rozmów

Jeżeli w dalszym procesie rozmowy telefoniczne lub spotkania online są nagrywane, transkrybowane lub analizowane automatycznie, uczestnik jest o tym informowany przed rozpoczęciem nagrywania lub najpóźniej na początku rozmowy.

Nagrania i transkrypcje mogą być wykorzystywane w szczególności do:

dokumentowania ustaleń,

przygotowywania podsumowań,

zapewnienia ciągłości obsługi,

kontroli jakości,

realizacji uzgodnionych działań,

ustalenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, b lub f RODO, zależnie od celu i charakteru konkretnego procesu.

9. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

dostawcom hostingu i infrastruktury IT,

dostawcom systemów CRM,

dostawcom automatyzacji sprzedaży i marketingu,

dostawcom poczty elektronicznej,

dostawcom usług telefonicznych, SMS i komunikatorów,

operatorom platform społecznościowych,

dostawcom usług analitycznych i reklamowych,

dostawcom systemów AI, Voice AI i Chat AI,

dostawcom usług transkrypcji,

dostawcom kalendarzy i wideokonferencji,

dostawcom usług płatniczych,

podmiotom świadczącym wsparcie techniczne,

księgowości, kancelariom prawnym i doradcom,

podwykonawcom uczestniczącym w realizacji usługi,

uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Podmioty te mogą działać jako podmioty przetwarzające na podstawie art. 28 RODO, podprocesorzy albo niezależni administratorzy, zależnie od charakteru konkretnej usługi.

10. HighLevel / LeadConnector

Administrator wykorzystuje platformę HighLevel oraz powiązane usługi LeadConnector między innymi do obsługi CRM, formularzy, stron, kalendarzy, automatyzacji, komunikacji oraz procesów sprzedażowych i marketingowych.

W zakresie danych osobowych powierzanych przez Administratora HighLevel działa zasadniczo jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO.

HighLevel może korzystać z dalszych podprocesorów niezbędnych do świadczenia poszczególnych funkcji platformy.

11. Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z wykorzystywaniem globalnych dostawców technologicznych Pani/Pana dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”).

Dotyczy to w szczególności dostawców infrastruktury chmurowej, CRM, komunikacji oraz systemów AI.

W przypadku platformy HighLevel dane mogą być przetwarzane między innymi w Stanach Zjednoczonych. HighLevel wskazuje między innymi Google Cloud Services oraz Amazon Web Services jako dostawców infrastruktury przechowywania danych w USA, a jego lista podprocesorów obejmuje również dostawców usług komunikacyjnych i AI zlokalizowanych w USA oraz HighLevel India świadczący określone usługi i wsparcie z Indii.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności art. 44-49 RODO.

Jeżeli odbiorca jest objęty decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, transfer może odbywać się na podstawie art. 45 RODO.

W przypadku organizacji w Stanach Zjednoczonych posiadających ważną certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework transfer może odbywać się w oparciu o odpowiednią decyzję Komisji Europejskiej dotyczącą tego mechanizmu.

HighLevel deklaruje certyfikację HighLevel oraz LeadConnector w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework.

Jeżeli decyzja o odpowiednim stopniu ochrony nie znajduje zastosowania, transfer może odbywać się z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO, w szczególności Standardowych Klauzul Umownych Komisji Europejskiej przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914, oraz, jeżeli jest to wymagane, dodatkowych środków technicznych, organizacyjnych lub umownych.

Informacje dotyczące aktualnie stosowanych mechanizmów transferowych oraz możliwości uzyskania kopii stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem [email protected].

12. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Co do zasady:

dane z formularzy, zapytań i procesów leadowych mogą być przechowywane do 24 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że wcześniej dojdzie do zawarcia umowy, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo wycofania zgody mającego wpływ na możliwość dalszego przetwarzania;

dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej opartej na zgodzie będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu;

dane przetwarzane do marketingu bezpośredniego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO będą przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu;

dowody udzielenia, odmowy lub wycofania zgód oraz historia preferencji mogą być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zasady rozliczalności, co do zasady do 6 lat od zakończenia relacji lub wycofania zgody, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba dłuższego przechowywania;

minimalne dane niezbędne do respektowania sprzeciwu lub wycofania zgody mogą być przechowywane na liście blokującej tak długo, jak jest to konieczne do zapewnienia, że niedozwolony kontakt nie zostanie wznowiony;

dane związane z zawartą umową będą przechowywane przez okres jej realizacji oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i cywilnymi;

nagrania i transkrypcje rozmów będą co do zasady przechowywane do 12 miesięcy, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do realizacji określonego celu, rozpatrzenia reklamacji lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń;

dane związane z roszczeniami mogą być przechowywane do czasu upływu właściwych okresów przedawnienia oraz zakończenia prowadzonych postępowań.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu:

prawo dostępu do danych, zgodnie z art. 15 RODO,

prawo otrzymania kopii danych,

prawo sprostowania danych, zgodnie z art. 16 RODO,

prawo usunięcia danych, zgodnie z art. 17 RODO,

prawo ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 18 RODO,

prawo przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO,

prawo wniesienia sprzeciwu, zgodnie z art. 21 RODO,

prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO,

prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji wynikające z art. 22 RODO,

prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, może Pani/Pan w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym profilowania w zakresie związanym z marketingiem bezpośrednim. Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem [email protected].

14. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Zgodę można wycofać w szczególności:

poprzez link rezygnacji w wiadomości e-mail,

poprzez funkcję rezygnacji dostępną w danym kanale,

poprzez wiadomość STOP lub WYPISZ, jeżeli kanał umożliwia taką funkcję,

poprzez jednoznaczne żądanie przesłane w danym kanale,

poprzez wiadomość na adres [email protected].

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

obsługi formularza,

przekazania zamówionego materiału,

odpowiedzi na zapytanie,

kontaktu,

umówienia spotkania,

przygotowania oferty,

podjęcia działań przed zawarciem umowy,

zawarcia lub wykonania umowy.

Brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić realizację danego procesu.

Niewyrażenie zgody marketingowej lub zgody na określony kanał komunikacji nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowej usługi, ale oznacza, że Administrator nie będzie prowadził komunikacji wymagającej takiej zgody.

16. Dokumentowanie zgód

W celu wykazania zgodności z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO Administrator może przechowywać informacje dotyczące udzielonej, odmówionej lub wycofanej zgody, w szczególności:

wersję formularza,

wersję checkboxa,

treść zgody,

wersję Polityki Prywatności,

wersję Polityki cookies,

wersję niniejszej Klauzuli Informacyjnej,

datę i godzinę złożenia oświadczenia,

źródło i adres URL formularza,

identyfikator kampanii lub formularza,

zaakceptowane kanały komunikacji,

techniczny identyfikator zdarzenia, jeżeli jego zapis jest zgodny z prawem,

datę i sposób wycofania zgody,

informację o zgłoszonym sprzeciwie.

Pełne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych dostępne są w aktualnej Polityce Prywatności NOAGAMI P.S.A. oraz Polityce Cookies NOAGAMI P.S.A.